Guía: Facturación oficina virtual

La tecnología te permite acceder a una serie de facilidades una de ellas es el poder realizar trámites o pagos desde tu empresa o emprendimiento.

La modalidad de facturación oficina virtual está habilitada para todos los contribuyentes independientemente la modalidad de facturación que utilicen en la actualidad, ya sea:

• Modalidad manual.
• Modalidad computarizada.
• Modalidad electrónica/ web.
• Modalidad electrónica por sitios.

Pasos a seguir par la modalidad de facturación virtual

Para utilizar esta modalidad de facturación se  tiene que seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al portal:  https://www.impuestos.gob.bo/
2. Hacer clic sobre oficina virtual.
3. Dentro del portal oficina virtual se tiene que buscar la opción «Sistema de Facturación Virtual».
4. Se deben registrar las credenciales del contribuyente.
   • Tipo de usuario
   • El número del NIT
   • Usuario
   • Contraseña
   • Código Captcha
5. En la siguiente ventana se debe seleccionar: «Sistema de Facturación Virtual».
6. Dentro del menú de facturación virtual se tiene que buscar la opción «facturación por oficina virtual, electrónica web y ciclos». Dentro de esta opción se puede realizar: la suscripción, personalización y emisión correspondiente de las facturas de oficina virtual.
7. Se ingresará a «Suscripción» para registrarse a la modalidad de facturación oficina virtual. 
8. En la nueva ventana se dirige a la opción «Crear nuevo registro»
9. Le aparecerá un nuevo formulario que debe seleccionar la modalidad de facturación a la que se va a suscribir, hace clic en «Agregar solicitud», «cerrar» y posteriormente hace clic en: «Finalizar Paso» y «Aceptar».
10. El sistema generará un reporte de suscripción automáticamente que podrá guardar o imprimir.
11. Una vez realizado cualquiera de los dos pasos, pulse la opción «Finalizar paso» y «Aceptar».
12. Para concluir el trámite vuelve a «Finalizar paso» y «Aceptar».

Personalización

1. Nuevamente ingresa a la opción «Sistema de Facturación Virtual» y se dirige a la opción de «Personalización».
2. Hace clic en la opción «Crear Nuevo».
3. En esta pestaña podrá realizar la personalización de  la factura, donde va a seleccionar el tipo de documento a utilizar, la actividad económica para la que se va la que se va a personalizar la factura y la característica especial.
4. En «Característica especial» se seleccionará:
   • Alquileres. Cuando sea para un recibo de alquiler.
   • Sin Derecho a Crédito Fiscal. Será cuando la actividad económica tenga un tratamiento diferenciado, por ejemplo: Zonas francas. 
   • Comercial de exportación y comercial de libre consignación. Es para aquellos contribuyentes que realicen exportaciones.
   • Tasa cero. Es para los contribuyentes que tienen transporte de carga internacional.
   • Con Derecho a Crédito Fiscal. Se seleccionará cuando el contribuyente preste un servicio.
5.  En la opción «Logo del Contribuyente» se tiene la oportunidad de cargar un logo el cual se reflejará en la factura, para esto se pulsará en el botón «Examinar». Se subirá el logo de la factura que tiene que tener extensión (gif, png o jpg). El tamaño no puede exceder a los 10 kbyte.
6. En «Nombre Comercial» se puede registrar el nombre comercial de la empresa cuando corresponda. Si es una empresa jurídica, no saldrá esta opción.
7. Podrá visualizar su factura haciendo clic en el ícono de la lupa que está al lado de examinar y si todo está correcto, hace clic sobre «Agregar solicitud» y «cerrar».
8. Posteriormente verá que se cargó el trámite. Si está de acuerdo, hace clic en «Finalizar Paso» y «Aceptar», en la siguiente ventana, repite este paso para concluir el trámite. 

El primer paso de suscripción y personalización lo realiza el contribuyente por única vez. Una vez efectuados esos pasos, el contribuyente ya puede emitir la factura.

Emisión de factura

1. Ingresa a la opción «Sistema de Facturación Virtual» y se dirige a la opción de «Emisión de Facturas Oficina Virtual».
2. Pulsa la opción «Crear nuevo trámite».
3.  Llena la factura y en la opción: «Para» selecciona:
   • Bienes. En la parte inferior le saldrá nuevas casillas de:
     • Cantidad
     • Concepto
     • Precio Unitario
   • Servicios. En la parte inferior le saldrá nuevas casillas de:
     • Detalle
     • Subtotal
4. En «Lugar y fecha de emisión» se pondrá el lugar donde se está emitiendo la factura, el dato de la fecha o puede ser alterado porque se genera de manera automática en base al día que se está emitiendo el documento fiscal.
5. En la opción «Señores» se registrará el nombre del cliente, mínimamente el primer apellido, su número de carnet de identidad o NIT.
6. Después, se registrará el Detalle  de Transacción Comercial.
   • Detalle. Se registrará el servicio que se ha prestado. 
   • Subtotal. El monto que se ha cobrado.
7. Si desea agregar más ítems, presione el botón agregar de los productos o servicios prestados.
8. Una vez llenada la factura, se genera el total del monto a cobrar.
9. Finalmente, se recomienda hacer una revisión de la factura y pulsar la opción «Finalizar Paso» y «Aceptar».
10. El sistema generará la factura en un formato digital. Esta factura se puede guardar en un formato pdf o se puede imprimir. Si guarda la factura de forma electrónica puede enviarla mediante una herramienta tecnológica como Whatsapp, mail u otro medio tecnológico. Esta factura una vez emitida es registrada en la base de datos del servicio de impuestos nacionales. 
11. Una vez guardada la factura o haberla impreso, presionar sobre la opción «Finalizar paso» y «Aceptar».
12. Para concluir con el trámite se repetirá el procedimiento previo.

Consultas o impresión de facturas

1. Se dirigirá a la opción «Sistema de Facturación Virtual» e ingresará a la opción «Consultas y Reimpresiones», podrá hacer la consulta de su factura o reimprimir la misma.

Consultas

1.  En la opción «Consultas», en la parte inferior seleccionará la opción: «Tipo de Trámite» que desea consultar y buscará la opción «Facturas electrónicas».
2. Posteriormente, seleccionará la opción de «Modalidad de facturación», «Estado» de la factura, «Rango de fechas», el «Número de autorización» y el dato del «Número de la factura» no es un dato obligatorio y presiona sobre la opción «Consulta». 
3. En el reporte se podrá conocer las facturas emitidas en el rango de tiempo consultado, a quién se ha emitido la factura y el importe de cada una ellas.

Imprimir facturas

1. Si necesita imprimir una factura, debe identificar la fecha y el número de la factura. 
2. Ingresará al menú de inicio, «Consultas y Reimpresiones» y hará clic sobre «Reimpresión de Reportes», en esta ventana podrá recuperar la factura para poderla guardar o imprimirla.
3. En la opción de «Tipo de Trámite» seleccionará la opción «SFV – Emisión Oficina Virtual».
4. Luego ingresará la fecha de la factura, pulsará el ícono buscar y en la parte inferior le saldrá las facturas que fueron emitidas esa fecha. 
5. Selecciona la factura que desea descargar, pulsa la opción «Descargar» y el sistema le brindará la opción de guardar el archivo y presiona sobre «Aceptar» 

Anulación de facturas

1. Se dirigirá a la opción «Sistema de Facturación Virtual» e ingresará a la opción «Opciones complementarias» e «Inactivación de Facturas».
2.  Dentro de esta opción podrá anulas las facturas, pulsará la opción «Crear Nuevo Registro».
3. En la modalidad de facturación elegirá «Electrónica Oficina Virtual», seleccionará «Registro Individual».
4. En el número de detalle ingresará el número de la factura que desea anular.
5. Para añadir el trámite se pulsa el ícono (+) y saldrá un reporte que indica que se está solicitando la anulación de la factura deseada. En el caso de estar de acuerdo con anulación, se dirige a la opción «finalizar paso y aceptar».
6. El sistema generará de inmediato el reporte de inactivación de facturas que se podrá guardar en un formato digital o imprimir.
7.  Después de realizar la operación se dirigirá a la opción «finalizar paso y aceptar»
8. Para concluir el trámite se repite el paso 7.