En un tiempo en el que las apps de productividad y las multitareas son la nueva norma, la gente está frecuentemente preguntando cuál es mi «salsa secreta» para conseguir todo lo que he hecho. Mientras las interminables horas de trabajo duro pueden construir dureza, pero que también pueden conducir al desgaste, los trabajadores más productivos del mundo no son los que trabajan 18 horas al día y alardear de ello la noche del viernes.
Si quieres convertirte en una persona altamente productiva, en el trabajo o en la vida, sólo puedo recomendar una cosa: Aprende a delegar. Esto no sólo ayuda en la descarga de tareas, sino en tener la capacidad de elegir en qué empleas o no tu tiempo.
Esta epifanía vino en la universidad, donde el uso de asistentes virtuales permitió a Maren Kate Donovan externalizar aspectos de la pequeña empresa en línea y al mismo tiempo atender a las partes de la empresa lo cual me gustó mucho. Donovan hizo una lista de todas las cosas en las que le gustó trabajar, o sabía que tenía que por sí misma, y asignó el resto. “¡Me quedé enganchada!” dijo.
De hecho, ella lo creyó tanto que hoy es la fundador y CEO de Zirtual, una empresa que conecta a las personas ocupadas con los asistentes virtuales. La esperanza es que, incluso si delegar parece atemorizante o extraño lo desconocido-usted pronto descubrirá que es una vía rápida para lograr volver a hacer lo que más te gusta!
Resuma sus objetivos, metas y resultados esperados por día, semana, mes y trimestre. Esto le dará una idea de los desafíos a los que usted y su equipo se enfrentan, y en última instancia, los objetivos de la organización en general.
Descarga tu lista de tareas pendientes es algo más que aligerar tu carga. Delegación se trata de empoderamiento, ya que le da a tu equipo la oportunidad de desarrollarse como líderes individuales de la misma manera que te permite ser un gerente más impactante.
Al igual que en la escuela, el negocio tiene sus formalidades: Ciertos proyectos deben completarse de manera específica. Como un líder fuerte, puedes mantener esta misma formalidad sin ser considerado micromanager. Una opción es programar uno-a-uno reuniones privadas semanales para discutir la agenda de la semana, objetivos, y el progreso. Otra es crear directrices sobre cómo esperas que sea el proyecto terminado. Mientras que definitivamente puedes incluir los pasos sugeridos, deja que tus empleados encuentren sus propios métodos para lograr hacerlo.
Para los directivos que temen delegación, esto proporcionará una oportunidad para que supervise de cerca los proyectos mientras aún das a tu equipo el espacio para gestionar sus propias tareas.
Cuando asignes una tarea a un empleado, es importante que le asignes un tiempo para que él o ella se organice para lograr su éxito y así evitar la microgestión. La gente alcanzará las exigencias de la tarea si se le das la oportunidad de hacerlo. Si delegar una importante misión te asusta (y lo hará si es algo en lo que has trabajado personalmente), comienza lentamente. Asigna una porción de la primera tarea, o comienza con una responsabilidad más pequeña. Una vez que veas que tu empleado es capaz – ¡y él o ella sin duda lo es! – te sentirás más cómodo entregándole más tareas.
Deja de lado la idea de que se puede hacer todo lo que no se puede. Toma esto como una prueba de humildad y aceptar el hecho de que no se puede manejar con éxito un equipo sin descargar. La gerencia está a menudo referida como la niñera de la oficina, pero eso está absolutamente bajo tu control, y el primer paso para transformarte en un verdadero líder es asignar responsabilidades.
El miedo a delegar se manifiesta de muchas maneras. Debilita pensamientos como, «yo lo puedo hacer mejor», o «No puedo fallar», o «No quiero depender de nadie más», o «No puedo confiar en ellos», dificultará su capacidad para hacerlo correctamente. La aceptación te empoderará, te da la paz de tu mente, te permite ser libre para ver la imagen más grande, y te preparará para dominarlo.
La forma más rápida para superar esos temores es evaluar el retorno. No se trata de que si puedes o no completar la tarea por tu cuenta (si realmente quisieras, podrías). Pero, pregúntate: ¿Cuál es el retorno de la inversión al hacerlo? Recuerda, hay una diferencia entre que lo hagas mejor y que lo hagas de manera diferente. Muchas veces, el producto final no es lo que se ha producido, pero eso no quiere decir que no sea tan bueno o eficaz.
Enfoca tu energía personal y atención en tareas de alto rendimiento: estrategia, nuevos empleados, sociedades, o estructura organizacional. Tú has llegado a este nivel por confiar en ti mismo y otros que confían en ti. Libérate de tu horario para atender a estos asuntos de alto nivel creyendo que tus empleados obtendrán las tareas de bajo rendimiento hechas tan bien como te gustaría a ti. La delegación de un gerente puede a veces ser un puente para construir relaciones más fuertes con el equipo, así como para llegar a ser una oportunidad para la mentoría.
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Las personas que delegan exitosas planificar sus tareas con un ojo puesto en las cosas que se pueden asignar a los demás. Si sientes que la descarga no es natural para ti, seleccionar unos nuevos hábitos hará que sea más fácil para identificar tareas que se pueden compartir. Como resultado, serás un mejor gerente para tu equipo y un líder más eficiente y enfocado.
Para empezar, si tiene gente en roles de apoyo debajo de ti, déjalos hacer su trabajo! Si tienes un asistente, déjalo manejar tareas administrativas dándole acceso a tu calendario – y empodéralo para ayudar a manejarlo. O, si usted no tienes una persona que te ayude con las tareas administrativas, echa un vistazo a todas las aplicaciones específicamente diseñadas para gestionar tu día y mantener las cosas organizadas. Incluso el proceso de almacenamiento de diferentes objetivos en diferentes aplicaciones ayuda a practicar la selección y dejar alguien (o en este caso, algo) que te ayude.
La descarga de tareas administrativas te ayuda a mantenerte enfocado en metas más grandes por delante. Los que delegan tienen éxito porque tienen una línea de visión clara y saben cómo distribuir mejor su tiempo.
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Como un buen gerente, es tu trabajo liderar el cambio y motivar a las personas en variedad de maneras. Parte de hacerlo de manera eficiente es ofreciendo a tus empleados nuevas oportunidades de aprender y asumir retos más grandes. Tu equipo estará encantado por las oportunidades adicionales para crecer. Al mismo tiempo, tendrás más tiempo libre para enfocarte en el cuadro más grande que es el dirigir a tu equipo a un mayor nivel de productividad.
Así que no, delegar no es simplemente la capacidad de descargar el trabajo a otra persona. Es una oportunidad para maximizar la productividad de un grupo o sistema entero. Es la capacidad de propagar tareas cruciales en medio de un conjunto de manos, seleccionando y escogiendo los lugares más apropiados.
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