¿Cómo participar en una rueda de negocios? Sigue los pasos

La participación de las empresas en ferias y ruedas de negocios se ha hecho tan habitual que si bien se realiza una previa organización logística de la participación, muchas veces temas de fondo como las habilidades para captar nuevos clientes, el saber negociar con proveedores y otras empresas son dejadas de lado, en consecuencia se pierden grandes oportunidades de negocios, clientes y ventas.

Los tiempos o plazos cortos, la demasiada confianza y las decisiones apresuradas son algunos de los factores que inciden en la débil participación de las empresas en las ruedas de negocios, entonces ¿cómo debería organizarse, y preparase un empresario o emprendedor para desarrollar una participación efectiva en una rueda de negocios? Los siguientes pasos pueden ayudarle:

1. Organización

• Información: Previo a la participación en una rueda de negocios, el empresario debe obtener información sobre la misma, a qué rubro está enfocada la rueda, quiénes la organizan, dónde y en qué fechas se van a realizar. Además de los requisitos que se solicitan para la participación.
• Presupuesto: Una vez que tenga esta información evaluar si conviene participar del evento, si fuera el caso entonces realizar un presupuesto considerando el pago de inscripción, material de promoción, transporte y viáticos.
• Material: Así también el empresario o emprendedor debe preparar con anticipación el material técnico de los productos o servicios que oferta. Vale decir lista de precios, conocer el factor diferenciador del producto o servicio que destaca de otros, curva de ventas y otros detalles. Así también, no debe olvidar llevar muestras de los productos estrella y material promocional de la empresa y de los productos. Un elemento importante, son las tarjetas personales, que se constituyen en la carta de presentación de los representantes de la empresa.
• Equipo y mobiliario necesario: se sugiere que el representante lleve una portátil donde esté almacenada bastante información de la empresa que puede ser útil a la hora de negociar con el inversionista, proveedor o cliente. Así también debe considerar llevar el mobiliario necesario, en caso de que la organización no le provea del mismo.

2. Selección y capacitación de personal idóneo

¿Cuáles deben ser las características de la persona que vaya a representar a la empresa?

La empresa debe seleccionar cuidadosamente al personal, el mismo debe tener capacidad de decisión, con la formación técnica suficiente para poder responder a las cuestiones que la contraparte le haga. Debe tener la capacidad de expresar las ideas de forma clara y concreta, esto demuestra seguridad y confiabilidad.

Se sugiere que la persona que vaya a representar a la empresa sea gerente o propietario de la empresa y en caso de presentar a una rueda internacional conozca el idioma del país que visita para negociar con fluidez.

Algunos empresarios se someten a procesos de capacitación previos al evento para captar contactos y realizar negocios exitosos

3. La Rueda

El empresario deberá seguir la agenda del evento que parte desde asistir al acto inaugural donde se presentan los objetivos de la rueda de negocios y se dan la bienvenida a los participantes. Generalmente un día después u horas más tarde, se hace el registro donde se les designa una mesa para llevar a cabo las citas de negocios.

Citas de negocios

Es la parte principal de la rueda de negocios. Generalmente se disponen de una o dos jornadas para el desarrollo de la rueda de negocios que están constituidas por las citas breves (cada una de 15 a 30 minutos)  con empresarios inversionistas. Considerando el tiempo, el empresario debe saber expresar sus ideas de forma clara y concreta, en el marco de los objetivos de su empresa.  El empresario no debe excederse del tiempo ya que puede afectar su agenda y perder otras citas planificadas. En el proceso se entregarán boletas de evaluación.

La negociación

Este es el momento en el que el participante se enfrenta cara a cara con el empresario o inversionista y tienen la palabra para presentar a su empresa o emprendimiento en el marco de sus objetivos y orientar el speech o discurso al acuerdo que se pretende arribar.

Sin embargo, algunos participantes pierden el norte de su estancia en la rueda de negocios por referirse a temas irrelevantes, esto se debe a los objetivos poco claros y la falta de una estrategia para presentar el producto o servicio de la empresa. Entonces ¿qué hacer?

• Conoce a tu empresa: La persona que vaya a representar  a la empresa en una rueda de negocios debe contar con información actualizada de la empresa es decir; capacidad de producción, recursos financieros y de personal, además de la misión y visión de la empresa, canales de comercialización y otros. Manejar al dedillo esta información permitirá usarla de forma conveniente.
• Conoce a tu contraparte, es ideal que también conozcas al empresario o inversionista interesado, sobre sus objetivos, metas, su capacidad de ventas, sus fortalezas y debilidades para brindar propuestas convenientes para ambos. Esto te abrirá oportunidad de llegar a un buen negocio con la contraparte.
• Conoce a tus competidores, en una rueda de negocios participan diversidad de oferentes de productos o servicios, y tú eres uno de ellos probablemente no seas él único en tu rubro y la mejor arma para poder competir con los demás es la información. Conoce a la competencia, infórmate de sus capacidades, fortalezas y debilidades para sacar ventaja de ello.
• Límites de la negociación, todo tiene su límite, basado en los objetivos, misión y visión debes colocar límites y saber hasta donde puedes negociar, de nada vale ofrecer el cielo y las estrellas si no se tiene la capacidad para ello. Entonces, si no hay la posibilidad de generarse el gana –gana, uno debe retirarse.

Contacto con clientes potenciales

Muchas veces por cuestiones de tiempo no se alcanzan a decir varios detalles del servicio o del producto, si es de interés del inversionista generalmente se agendarán nuevas citas para ampliar los temas al margen del evento programado. Por este motivo, el participante debe registrar los datos de contacto de todos los empresarios con lo que se entrevistó.

Clausura

Aunque es un evento protocolar como el de la inauguración, en esta se presentan los resultados económicos preliminares obtenidos de la rueda de negocios, datos que son importantes para el conocimiento de los participantes.

4. Post- rueda

De nada habrá servido la rueda si no hay cumplimiento de los acuerdos con los empresarios inversionistas. Es así que el empresario deberá cumplir con las entregas, servicios y todos los compromisos en los plazos acordados, de otro modo, toda la imagen de la empresa se verá afectada. Así también se recomienda enviar cartas de agradecimiento a los organizadores y a los empresarios con los que se reunió en el evento, para por lo menos dejar datos de contacto para posibles relaciones comerciales futuras.