Generalmente sentimos que el tiempo no nos alcanza, las horas parecen minutos y el día se pasa volando y lo peor es que no alcanzamos a terminar todos los pendientes y haciendo una evaluación semanal, los objetivos que nos habíamos propuesto no fueron cumplidos. ¿Cómo aprovechar el tiempo y los recursos disponibles para alcanzar nuestros objetivos? En otros términos ¿cómo ser eficiente en el trabajo, en el proyecto o emprendimiento? ¿Qué es eficiencia?
Se denomina eficiencia al logro de objetivos mediante la utilización de los medios disponibles de manera racional. Se trata de la capacidad de alcanzar un objetivo fijado con anterioridad en el menor tiempo posible y con el uso mínimo posible de los recursos, lo que supone una optimización.
Principalmente el término eficiencia hace referencia a los recursos que se tienen a disposición ya sean: humanos, tecnológicos, financieros y físicos para alcanzar un objetivo. Cuanto mejor hayan sido aprovechados esos recursos mayor será la eficiencia en la forma de buscar dicha meta.
Una persona eficiente, es aquella que no tiene problemas para ser cumplido, terminar las cosas en el tiempo estipulado con los recursos disponibles ya sean técnicos como una computador con acceso Internet para indagar sobre diferentes temas y/o teléfono para comunicarse con socios, contactos estratégicos y/o clientes.
¿Cómo gestionar el tiempo y los demás recursos disponibles? A continuación se presentan 5 tips para ser más eficiente en tu vida:
¿Cuáles son tus objetivos? Para empezar a ser eficiente debes tener una idea clara de lo que quieres lograr para que a partir de ello: priorices tus tareas, organices tu tiempo para echar a andar tus proyectos, tareas, para compartir con tu familia, amigos y tiempo para ti. De esa manera estarás distribuyendo de forma eficiente tu tiempo de acuerdo a tus prioridades. No olvides el descanso para después retomar el trabajo con más ánimos. Si no tomas el descanso requerido, deberías estar haciendo algo que contribuya con tus ideales, de lo contrario no estarías siendo tan eficiente como podrías.
Generalmente el trabajo en la empresa, lleva a uno a desarrollar las tareas por inercia, pues las tareas están acumuladas en el escritorio o de pronto surgen a lo largo del día, sin embargo, esto hace que uno actúe como apaga incendios, resolviendo los problemas cuando éstos surgen y no de forma organizada considerando los recursos para completar cada pendiente de forma satisfactoria. ¿Cómo hacerlo? Solo necesitas unos minutos, antes de irte a dormir para planificar la jornada del siguiente día. Anotando de forma enumerada las tareas que pretendes terminar, los recursos que necesitas y el tiempo en el que lo harás.
Toma control de este listado poco a poco te marcará el reto de ser cada vez más eficiente en tus actividades.
Controla el listado desde el inicio de jornada y ve tachando a medida que vayas cumpliendo con cada actividad.
Programa tus actividades en un calendario o agenda eliminar en gran parte tu deseo por procrastinar.
No olvides que deben haber días (sí, al menos un día entero) en el que dejes de lado las responsabilidades o tareas para el descanso o actividades recreativas, este día puede ser el domingo, o el que prefieras. Así estarás más que dispuesto para volver a tus actividades laborales con más energía.
Hablando de tener que hacer cosas importantes en tu día, podemos mencionar que existen momentos en los que eres mucho más productivo y eficiente, aquellos momentos en los que sea lo que sea que te propongas, cuentas con la motivación necesaria para llevarlo a cabo.
Para algunos este momento llega tarde en la noche, para otros es en horas de la tarde y para otros en la mañana. Incluso esto, depende de los hábitos de sueño, puede cambiar.
Posterior a detectar tus horas pico, ubica tus actividades más importantes en ellas. Recuerda diferenciar entre lo Urgente y lo Importante.
Si intentas incrementar tu eficiencia en el trabajo, es posible que realices tu trabajo con una seriedad terrible. Con frecuencia esto no es una buena idea; ya que es posible que incrementes tu eficiencia a corto plazo, pero si nunca te concedes algo agradable en el trabajo, es más fácil que te hartes, generándote cansancio, estrés y falta de motivación. Intenta mantener una actitud positiva, si te sientes bien en el trabajo, será más fácil que te mantengas motivado y con ambiciones. Haz pequeñas cosas para mejorar tu estado de ánimo y no entorpecer tu productividad. Escucha música con unos audífonos, haz pequeñas pausas para estirarte, o lleva tu laptop a la sala de descanso, donde podrás tener un poco de paz y calma.
Aprovecha al máximo tu hora de comida. Disfruta de una buena comida y de compartir chistes con tus amigos del trabajo.
Bebe café con moderación. El café puede ser una excelente manera de empezar el día con energía cuando te sientes agotado, pero si lo bebes a diario, te volverás dependiente y dejará de de tener el efecto que antes tenía.
En tu camino a la eficiencia, te darás cuenta que que aún hay varios aspectos que mejorar para ser más eficiente, no te preocupes ni te desalientes dado que te hallas en tu primera semana de adaptación, tampoco te castigues por ello.
En vez de eso, analiza tus resultados, mira si lo que has hecho hasta ahora es congruente con tu deseo de eficiencia y anota los puntos fuertes y los puntos débiles de tu plan o estrategia. Luego de eso dedícate a analizar si efectivamente puedes hacer cambios y mejorar tu juego.
Si logras mejorar, sigue controlando tus movimientos al menos cada 8 días y pregúntate ¿Cómo podría ser más eficiente?
Responde a las siguientes preguntas cuando lo hagas y en definitiva serás una persona mucho más eficiente:
Posteriormente toma las decisiones que sean necesarias, recuerda la regla de los 60 segundos: Una vez reúnas la información que necesitas para tomar una decisión, tómala en menos de 60 segundos.
Recuerda que puedes añadir a esto un poco de Confianza en Ti Mismo y humor, para amenizar tu vida. No olvides que el objetivo después de todo, es mejorar tu calidad de vida y de paso la de otros en la medida de lo posible. Los líderes emprendedores se organizan de esta manera para ser más eficiente cada día y alcanzar sus metas.
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