Como inversionista que ha analizado cientos de nuevas empresas, David Teten ve un montón de hojas de cálculo e informes analíticos todo el tiempo y está continuamente sorprendido debido a que muchos de ellos son difíciles de leer y de entender.
Para ayudar a los emprendedores a evitar los errores que constantemente se ven en un modelo financiero, Teten entrevistó a las dos personas más conocedoras de los modelos financieros: su colega de ff Capital Riesgo, Pablo Bianco y Michael Hutchens, CEO y co-fundador de BPM Global, una empresa que ayuda a las empresas a construir y mantener los modelos financieros.
Hutchens recomienda, antes de construir el modelo, hablar con la gente que va a ver y determinar lo que es y no es importante para ellos a la hora de analizar el modelo.
A menudo hablo con empresas que se han encargado de llevar la construcción de un modelo diario o semanal ultra-complejo con miles de supuestos y una compleja tabla de salidas, cuando sus potenciales inversionistas simplemente quieren un pronóstico de 24 meses de alto nivel conciliados con datos históricos de 12 meses», indica Hutchens.
Una vez que determines las necesidades de los inversores, he aquí cómo debes hacer que tu modelo destaque entre otros:
Mientras que muchos inversionistas están familiarizados con términos como DAU (Usuarios Activos Diarios) y QoQ (trimestre a trimestre), ¿por qué no hacer que sea más entendible para todo el mundo? Además, asegúrate de definir formalmente todos los términos. Por ejemplo, cuando calculas DAUs, ¿activo significa que se visitó el sitio web una vez, que se llevó a cabo una acción de compromiso o se compró algo?
Aquí hay algunas sugerencias sobre los números. Use comas para todos los números mayores a mil. Además, use un número apropiado de cifras significativas. Por ejemplo, es demasiado preciso tener dos dígitos a la derecha del punto decimal en una Adquisición de clientes Costo /Valor de tiempo de vida para múltiples clientes, digamos, el tercer año de su pronóstico. Por otro lado, es impreciso mostrar sólo un dígito después del decimal cuando se muestra un estado de ingreso tope de $ 2.000.000 formateado en millones. Esto puede ser difícil, así que se recomienda mirar ejemplos anteriores o hablar con alguien.
Como regla general, la coloración de la fuente es una gran manera de distinguir las constantes de las fórmulas. Sin embargo, al momento de elegir la fuente y los colores de relleno, tenga en cuenta que alrededor del 8 por ciento de los hombres son daltónicos, y muchas hojas de cálculo se imprimen en blanco y negro. Se recomienda que las supuestas hojas tengan un color gris claro de relleno, y blanco /sin relleno para las hojas de salida.
El tamaño de la fuente juega un factor muy importante en la legibilidad. Si tienes que adaptarte a un informe de una página, reduce el tamaño de las columnas y utiliza menos espacio blanco.
Esto hace que la página se vea muy llena y difícil de analizar. En cambio, alterne líneas de sombra o utilice suaves líneas grises punteadas (sugerencia cortesía del estadista y artista Edward Tufte).
También, hazlo simple – algo así como [Nombre de la empresa] [Previsión] [día-mes-año] funciona. Esto permite a los lectores diferenciar su archivo de todos los otros archivos que reciben y también hace que sea fácil el seguimiento a la evolución de su documento a medida que cambia.
Si se utilizan varias hojas de cálculo en un libro, cada ficha debe tener un nombre significativo y debe leerse en un orden lógico, de izquierda a derecha. Los aficionados usan la configuración por defecto de las 3 pestañas de Excel, y solo una en realidad tiene datos.
Dada la misma lógica de cálculo, la diferencia entre un modelo que genera confianza y otro que crea ansiedad es la consistencia. Y la coherencia no sólo se aplica a los formatos y estilos, se aplica a todas las partes de una hoja de cálculo que incluye los niveles de la hoja de zoom, orientación de sangría, decimales, alineación, la colocación de paneles congelados y columnas de series de tiempo, por nombrar algunos.
Una vez más, esto asegura la consistencia de contenido similar (por ejemplo, partidas, suposiciones, etc.). Haz esto en un principio, y no necesitarás formatear manualmente cada celda.
Esto debe hacerse al principio y se debe colocar en la parte superior o a la izquierda del modelo. Jake Perlman-Garr, co-fundador de la gran empresa de datos Datavore, señala que esto ayuda a facilitar tanto la auditoría y ajustes de las previsiones y también ayuda a un potencial inversor a comprender mejor lo que piensa el emprendedor con respecto a cuáles son los conductores importantes de tu negocio.
Muchos tomadores de decisión querrán mirar salidas seleccionadas (por ejemplo, resúmenes de los estados financieros, análisis de valoración, análisis de relación, etc) una vez que finalice el modelo. Hazlo fácil para ellos mediante la creación de una sección dedicada a la presentación de salidas y colócalo en la parte delantera de la hoja de cálculo.
Los tomadores de decisión a menudo no asisten a las reuniones con un ordenador portátil, por lo que es probable que se deba imprimir las hipótesis del modelo clave y los resultados como puntos de discusión en la reunión. Mediante el establecimiento de áreas de impresión, saltos de página y la ampliación para asegurar una impresión de alta calidad y rápida, ganarás puntos con los usuarios del modelo. Se recomienda insertar título al informe, la fecha impresa y número de página para facilitar la auditoría.
Lo ideal es crear un mapa visual de la estructura de tu análisis, para que los lectores puedan entender la lógica de tu modelo. Esto también permite una auditoría más fácil y así se probará que fluye a través de cada paso.
Por ejemplo, un modelo que muestra un x% de crecimiento con el tiempo sin correlación incorporada a las ventas / marketing es una enorme bandera roja. En cambio, los empresarios deben vincular el crecimiento de los ingresos, por ejemplo, con base al número de representantes de ventas y una cuota. Necesitas mostrar cómo planeas alcanzar esos hitos en el modelo.
Una de las grandes cosas que molestan es revisar un modelo operativo que se inicia en el «Mes 1» y excluye todo lo que ha sucedido en el pasado. Un modelo que comienza con datos históricos fluye sin problemas en los datos proyectados permitiendo al usuario entender cómo se relacionan los supuestos con la realidad.
Un modelo que muestra a partir de efectivo + ingresos – gastos = terminando en efectivo, no cuenta toda la historia. Un buen modelo debe tener en cuenta la recaudación de efectivo, desembolsos y otras consideraciones de capital de trabajo con un balance general y estado de flujo de efectivo.
Aunque no todos los modelos necesitan tener múltiples escenarios preestablecidos incorporados, es útil ver, como mínimo, cómo el cambio de supuestos clave afecta los resultados del modelo en tiempo real. Es útil ver esta salida directamente en la pestaña supuestos así no habrá necesidad de cambiar entre pestañas después de hacer un ajuste de suposición.
Además de presentar un resumen de los estados financieros, incluir una salida de métricas clave como los costos de adquisición, valor de tiempo de vida y la retención de cohorte.
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