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Cómo duplicar tu productividad: La regla de las ‘2 preguntas’ para reducir 10 horas de reuniones a la semana

Las reuniones son nuestra perdición. ¿O deberíamos decir una frustración necesaria? Y aunque la vida laboral desde casa ha cambiado muchas cosas sobre la forma en que gestionamos nuestra productividad diaria, las reuniones parecen haber pasado de reuniones de dos personas o más en la oficina a llamadas virtuales de Zoom. Según los propios números de Zoom, el número de participantes en las reuniones diarias se dispararon de alrededor de 10 millones por día a fines de 2019 a unos 300 millones a mediados de 2020.

Aquí está el problema persistente: las personas están en una sobrecarga de reuniones y hay innumerables razones. Como descubrió Harvard Business Review recientemente, la mayoría están vinculados a peculiaridades psicológicas y de comportamiento: los impulsos egocéntricos exigen atención, ver urgencia en los problemas cuando no los hay, o simplemente no se puede lograr que las personas se concentren en los problemas el tiempo suficiente fuera de una reunión para comunicar sus pensamientos de manera coherente.

De hecho, esta última razón genera que la sobreabundancia de reuniones sea constante, causada por demasiada comunicación en demasiados canales. Perdemos tiempo enviando correos electrónicos, enviando mensajes de texto, haciendo ping, llamando todo el día y con todo el ruido, las personas no están seguras de lo que está sucediendo realmente.

La regla: Cuestionar si aportas o no a la reunión

La regla de autointerrogarte y ver si tu participación aporta o no a la reunión, o «Regla X» para abreviar, permite determinar la necesidad de asistir o realizar una reunión determinada.

Así es como funciona, alguien pone una reunión en el calendario, entonces te haces dos preguntas:

1. ¿Tendré algo que aportar?
2. ¿Tendré algo que ganar que no pueda recopilar a través de notas de reuniones o grabaciones?

Si la respuesta a ambos es no, se declina gentilmente y has saber al organizador de la reunión que revisarás las notas/ grabaciones después de la misma y que darás seguimiento a cualquier pregunta.

Tres preguntas para poner una reunión en el calendario de otra persona

Si se considera poner una reunión en el calendario de otra persona, se hacen tres preguntas:

1. ¿Puedo enviar un correo electrónico o un mensaje no crítico en lugar de realizar una reunión?
2. Si no es así, ¿por qué es importante una reunión? (Este razonamiento se incluye en la invitación a la reunión. Si no hay una buena razón, desecho la reunión hasta que tenga una).
3. Si se considera necesaria una reunión, ¿cada asistente tendrá algo que aportar que será fundamental para mi trabajo? Si no, los elimino de la lista.

Trata de mantener las listas de invitados a no más de cinco, y asigna cinco minutos por persona. Si se llega al final de la reunión sin una resolución o sin completar la agenda, se hace un seguimiento con notas sobre lo que queda por discutir y decidur, según sea necesario, se puede agendar una reunión de seguimiento.

Con esto en su lugar, podrás reducir un número de horas de reuniones cada semana. Aún mejor, podràs reutilizar este tiempo para enfocarte, esto permitirá aumentar tu productividad y completar proyectos antes de lo programado.

¿La moraleja? Puede tener el control de tu propio horario. Haz que tus horas de trabajo cuenten, todo a partir de un enfoque inteligente de cómo organizar tus reuniones.