El trabajo es lo que hace que los negocios funcionen: es la prioridad número uno. Las reuniones deben apoyar el trabajo; cuando no lo hacen, se convierten en una pérdida de tiempo que arruina la productividad. Pero como ha informado Harvard Business Review (entre muchas otras publicaciones), la administración está cada vez más enterrada en las reuniones. Las razones están por todas partes, pero generalmente se centran en que los líderes desean más control o creen (erróneamente) que hablar en grupos aclara y acelera.
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Steve Jobs entendió esto. Sabía qué reuniones mantener y cuáles cortar. Y sabía cómo ejecutarlos de manera eficiente. Es hora de que volvamos a eso.
Aquí está la «Regla de 3», inspirada en el propio enfoque de Jobs para las reuniones de liderazgo (con algunos ajustes inspirados por otros líderes tecnológicos):
¿Su razonamiento? Cuantas más personas tenga en una reunión, menos productiva será. Demasiadas voces se convierten en un mar de ruido y es menos probable que consigas algo. De hecho, Jobs rechazó una invitación del presidente Obama a una reunión de tecnología porque, bueno, la lista de invitados era demasiado larga.
Además, a medida que elabora su lista de invitados, sepa exactamente cuál será la participación o el papel de cada persona en la reunión. Si no pueden o no quieren contribuir, córtelos. Cualquiera que esté allí con fines informativos puede recibir una transcripción o grabación después del hecho.
El objetivo aquí es concentrarse. Con más de tres elementos en una agenda, es probable que se pierda en una madriguera de temas no relacionados y conversaciones paralelas.
Es difícil saber qué conclusiones sacar y qué elementos de acción tiene al final cuando los elementos de la agenda se vuelven locos. Sea breve y asegúrese de que los tres puntos de la agenda estén claramente conectados con el propósito principal de la reunión.
Puede pensar que la esencia de una reunión determinada exige un intervalo de tiempo mayor, pero la ciencia nos dice que en gran medida termina siendo una pérdida de tiempo. Nuestra capacidad de atención es más corta que la de un pez dorado y nuestra resistencia mental es incapaz de sostener una discusión analítica significativa por mucho tiempo.
Si mantiene las reuniones breves (máximo de 30 minutos) y agrupa la información clave en fragmentos digeribles (segmentos de uno a dos minutos), es más probable que salga de la reunión con una comprensión amplia.
Sheryl Sandberg llevó esto un paso más allá, de hecho, mantuvo muchas de sus reuniones en 10 minutos.
También está la cuestión de la necesidad. ¿Realmente necesitas tener una reunión? Hágase las siguientes tres preguntas; si la respuesta es no a todas, no programe una.
Finalmente, como nota general para los directores ejecutivos que recién están estableciendo una cadencia empresarial, considere la posibilidad de crear una cultura de reuniones minimalista. Siguiendo la «Regla de 3», tenga en cuenta esta pauta general: La gerencia debe apuntar a programar no más de un minuto de tiempo de reunión por cada tres minutos de trabajo. En esencia, no se debe dedicar más de un cuarto de día a las reuniones.
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