Matriz de Eisenhower: Planifica, delega, prioriza y programa

La Matriz de Eisenhower también conocida como la Caja de Eisenhower o matriz urgente importante ayuda a gestionar el tiempo porque es una herramienta que permite priorizar las tareas o actividades pendientes.

El nombre de esta matriz se debe a Dwight D. Eisenhower, expresidente de Estados Unidos y un hombre conocido por sus altos niveles de productividad.

Con la Matriz de Eisenhower se conoce que existen dos tipos de problemas:

• Urgentes
• Importantes

A pesar de que existen diferencias entre estos problemas se dice que: Los problemas urgentes no son importantes y los problemas importantes no son urgentes, es decir, los problemas tienen que ser evaluados según la urgencia y la importancia.

Cuadrantes de la Matriz de Eisenhower

Primer cuadrante (Hacer)

Son las actividades o tareas para «hacer primero», que son prioritarias y deben abordarse lo antes posible. Comúnmente, son las asignaciones de último momento que surgen debido a situaciones imprevistas. Por lo general, las tareas como estas deben completarse inmediatamente o en el mismo día.

Segundo cuadrante (Decidir)

Son las tareas importantes, pero no son urgentes, estas tareas se pueden programar más adelante. La mayoría de estas actividades son de largo plazo por ello se pueden programar para completarlas más adelante.

Tercer cuadrante (Delegar)

Son actividades urgentes, pero no importantes; estas tareas se pueden delegar a otra persona, estas tareas deben realizarse inmediatamente, pero no son de tanta importancia para requerir de tu atención, por ese motivo delegas esta responsabilidad a otra persona de tu equipo de trabajo.

Cuarto Cuadrante (Eliminar)

Son tareas y actividades que no son urgentes, ni importantes y tienen que ser eliminadas porque causan distracción y deben evitarse lo más antes posible.

Diferencia entre lo urgente y lo importante

• Las tareas urgentes no pueden evitarse.
• Las tareas importantes necesitan de planificación porque aportan a los objetivos que son planteados a largo plazo.

Objetivos de la matriz de Eisenhower

• Mayor concentración en lo prioritario.
• Lograr los objetivos en tiempo y forma.
• Incremento de la productividad.
• Mayor eficiencia y eficacia en la gestión de tareas.
• Organizar el trabajo de mejor manera.

El uso de la caja de Eisenhower puede ayudarte a visualizar tus tareas dentro del contexto de la importancia y la urgencia. Cuando comienzas a pensar en tu carga de trabajo en estos términos, resulta mucho más fácil garantizar que las tareas más importantes se prioricen y completen lo más rápidamente posible.